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今日も終電?飲食店がスマホやタブレットで食材発注するメリット

2020年11月04日

今日も終電?飲食店の発注業務にスマホやタブレットを使うメリット

飲食店では、食材などの発注業務に電話かFAXが利用されている。しかし業務が長時間になりがちで、閉店後に残業をしながら、というケースをよく聞く。2021年春に首都圏の多くの電車で終電時間が繰り上げられることもあり、飲食店が発注に割ける時間はさらに減ることになるだろう。

そうした課題を解決するツールとして注目を集めているのが、スマホやタブレットなどによる受発注サービスだ。今回は、飲食店の業務効率を高められるモバイル端末での発注について詳しく解説する。

発注業務は電話かFAX、という当たり前意識

飲食店の発注業務は、閉店後に電話やFAXで行なっているのが一般的だ。現状では、当たり前になっている発注方法だが改善すべき点も多い。

例えば、閉店後の残業だと時間に追われるように業務をこなすため、発注ミスや入力忘れが起きやすいことが挙げられる。そして毎日が忙しく疲れの溜まった体では、業務の改善について検討する時間やタイミングなどもない。

こうした余裕のない状態で発注業務を行うと、食材ロスや在庫切れなどにつながりやすいのだ。さらにいつまで経っても業務が改善されず、時間や労力を無駄にすることも否めない。

では現状の電話やFAXなどの発注方法には、どんなメリット・デメリットがあるのだろうか。一覧表にまとめたので、具体的に見ていこう。

発注方法電話FAXメール
(PC/モバイル)
EDI
(専用端末)
クラウドシステム
(PC/モバイル)
導入しやすい × △~○
即時発注できる × × × ×
24時間発注できる ×
どこでも発注できる 固定電話×
携帯電話〇
× PC×
モバイル○
PC×
モバイル○
正確に伝達できる △~○ △~○
履歴管理しやすい × ×~△ ×~△

モバイル:スマートフォン、タブレット端末など

電話発注のメリットとデメリット

電話発注では、リアルタイムで相手と会話しながらやり取りできる点が最も大きなメリットだ。取引先ときちんとコミュニケーションを図れるので、価格が変動しやすい食材の情報を仕入れることにもつながる。

しかし電話だとデメリットも比較的多い。例えば、口頭で伝えることになるため、言い間違いや聞き間違いなどの人的ミスが起こりやすい。紙にメモするという手段もあるが、転記ミスなども考えられる。

特にきちんとした記録に残らない点は、「言った」「言ってない」など、どちらに責任があるかという問題にもつながるため非常にややこしい。さらに、品名の一部だけで数量や規格など詳細な情報がないまま発注することは、誤発注の原因となる。会話内容を録音するなどの対策もあるが、手間もかかるうえ根本的な解決にはならない。

FAX発注のメリットとデメリット

FAX発注は24時間いつでもデータ送信が可能だ。取引先の営業時間に関わらず発注できる。そのため、業務を後回しにするなどの融通が効きやすい。

また、きちんと記録が残る点も大きなメリットだ。発注ミスがあっても、どちらに原因があるか確認しやすい。そして企業の多くにFAXが普及されているため、取引先が対応していないというケースも少ない。

しかしFAX発注は数量や規格違い商品の間違いが起こりやすい。何より一方通行による発信となるため、番号を間違えてしまうと気づくまでに時間がかかる。エラーなどで送信できていないケースもあり、結果として仕入れが間に合わないという問題が起きてしまうことも考えられる。

メール発注のメリットとデメリット

メール発注では、パソコンやスマホで発注管理できる点がメリットとなる。文章の記録が残るのはもちろんのこと、FAXと同様に24時間いつでも送信することが可能だ。

またメールが送れていなくても、すぐにエラーメールが返ってくるため誤発信に気付きやすい。データでのやり取りになるので、用紙などの消耗品代もかからずコストを抑えられるだろう。

しかしメールの管理画面は視認性があまり高くないこともあり、履歴を閲覧しにくい。過去のメールなどを探すのにも一苦労する。さらにフリーメールなどを使用していると、セキュリティ面にも不安が残る。これらがメール発注のデメリットと言えるだろう。

EDI発注のメリットとデメリット

EDI(Electronic Data Interchange)とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書や請求書などのやり取りをまとめて行えるシステムのことだ。EDI発注ではこれらの業務を一元管理できるため、効率的に発注を行えるメリットがある。

そしてEDIのデータと連携することで、日々の発注業務を自動化することが可能になる。いちいち商品名などを入力する必要がなくなり、帳票でのやり取りに比べてスムーズな発注業務ができるはずだ。

商品や品数を口頭で伝えたり、入力したりする機会が減ることは、発注ミスの防止にもつながる。専用回線で通信するシステムもあり、セキュリティ面にも強い。

デメリットとしては、費用が高く気軽にEDIを導入することが難しい点、取引先が自社と互換性のあるEDIを導入していなければ使えない点が挙げられる。特に利用できる機会が限られるのは、かなりのデメリットと言えるだろう。

またEDIの導入は既存のシステムを一新することになるため、社内での大幅な調整や改善が要求される。規模の小さい店舗などでは、導入するメリットがほとんどない場合もある点に注意したい。

システム発注のメリットとデメリット

インターネットサービスのひとつとなるクラウドシステム発注は、販売サイトへアクセスすることで気軽に実施できる。パソコンだけでなく、スマホなどのデバイスからのアクセスも可能なことが多い。そのためメンテナンスなどでサイトが落ちていなければ、基本的に24時間いつでもどこにいても発注できることがメリットになる。

しかしインターネット経由で発注を行うなら、そもそも取引先がECサイトなどを開設していないと利用できない。複数の取引先があるとサイトがそれぞれ異なるため、管理や発注業務が複雑になることもデメリットと言える。

スマホやタブレットで発注業務ができると何が変わる?

近年では、上記のような発注システムの他にも新たな発注手段が確立されつつある。それが、スマホやタブレットから発注アプリを利用した受発注だ。

モバイルアプリやクラウド型の受発注システムでは、従来の電話やFAXといった発注手段よりも時間や労力を節約することが可能になる。ではその具体的なメリットについて解説していく。

飲食店での残業問題を解決!仕入れ業務の時間短縮

モバイル端末での発注は、電話やFAXでのアナログな方法に比べて業務の効率化を図れる。これまで発注作業にかかっていた時間を大幅に削減することが可能だ。

例えば、スマホやタブレットでの発注はちょっとしたスキマ時間に行える。休憩時間や仕込み中などの手が空いているときに、さっと注文できるのだ。また業務中に「この食材が足りない」とふと気づくこともあるだろう。これが電話やFAXだと、後からまとめて発注するからと一旦保留にしてしまうことも多い。

しかしスマホやタブレットでは、端末を開いてものの数分程度で発注業務ができるため、閉店後に時間を回さなくても済む。結果として、残業時間の削減や発注忘れの防止につながるのだ。

専用機器やパソコンがなくても注文できる

スマホやタブレットは、導入の手間やコストを削減できる点も魅力となる。例えばパソコンや専用機器による発注だと、端末の購入やレンタルだけでも数十万、月額万円とそれなりの費用がかかるはずだ。

しかしスマホなら誰もが持っており、所有している端末にアプリをインストールするだけでスムーズに利用できるだろう。発注業務だけでなく、導入作業すらも効率化することが可能となるのだ。

厨房からはもちろん、外出先でも簡単発注

スマホやタブレットによる発注業務は、場所を選ばずに作業できる。厨房からはもちろんのこと、外出先などの店舗にいないときでも個人のスマホから発注が可能だ。

発注のし忘れや入力ミスなどに気づいた際にも、その場で素早く修正や追加発注をかけられる。例えば終業後に「1品だけ発注し忘れた…」という際、ちょっとした入力作業をするためだけに店舗へ戻るという面倒な経験をしたことがある人もいるはず。

そんなときでも、スマホなら普段からポケットやカバンに入れて肌身離さず持ち歩いているため、わざわざ会社へ行く必要がない。「きちんと発注できているだろうか」と、不安を抱えながら仕事を終えることもなくなるはずだ。

ペーパーレス

電話やFAXのような従来の発注手段では、用紙に印刷されたり手書きでメモをしたりと紙を利用することも多いはず。印刷用紙やメモ帳はタダではないし、PCで入力した情報をいちいち紙に出力するなどの手間もかかる。

しかしスマホやタブレットなら、紙や筆記用具を用意する必要がない。モバイル端末の画面から操作するだけで、簡単に発注業務を完了できるからだ。商品情報が登録されていれば、より効率的に作業を進めることも可能となる。

しかも発注書や納品書などの重要な資料をデータとして残せる。紙媒体のように、劣化したり紛失したりする心配がなくなるのも嬉しい点だ。

棚を確認しながら発注作業が可能

PCなどで発注する場合、設置してあるデスクなどで操作しなければならない。そのため発注内容を確認するには、いちいち棚や厨房とデスクを往復するなどの手間がかかることもある。

しかしスマホやタブレットは手に持ちながら発注業務を行うことができ、特定の場所に縛られることがない。自由に動きながら作業できるため、棚や厨房、倉庫を確認しながらリアルタイムで発注することができる。

発注履歴も確認できるので、人的ミスを防止するための二重確認なども容易に行えるだろう。モバイル端末による発注は移動の手間を削減するだけでなく、ケアレスミスを防止して正確な発注につなげられるのだ。

FAX注文は残したい、そんな場合もスマホで解決

PCやスマホによる発注は、従来の業務を大幅に改善できるツールとして注目を集めている。しかしFAXを利用している企業が、いまだに多いことも忘れてはいけない。

場合によっては、取引先の企業からFAXでのやり取りを求められることもあるだろう。もしFAXを撤廃してしまうと、いざというときに対応できないといった懸念事項がある。

そうしたケースを想定していると、モバイル発注システムの導入に二の足を踏む人も出てくるはずだ。だがインフォマートのスマホ発注アプリでは、上記の懸念事項を解消できる「インターFAX」という機能を開発している(2021年導入予定)。

インターFAXとは、メールやWebサービスでFAXのやり取りが可能になる機能のことだ。つまり取引先がFAXしか対応していなくても、こちら側はPCやスマホで問題なくやり取りできる。

スマホでの発注システムを導入するか検討している場合、こうした便利なサービスがあることを知っておくと、後々の問題を先に潰しておけるはずだ。

アプリによる発注システムで飲食店の残業を削減

飲食店の業務は閉店したら終わりではなく、雑務や明日の仕込みなどで夜遅くまでかかることがあるもの。しかしいつも終電まで店舗に残って業務をしていると、ストレスや睡眠不足でいつか体を壊してしまう。

店舗の運営を維持するために、と思っていても、それが結果的に店舗の不利益となる原因になってしまうこともある。だからこそ、根本的に業務の改善を図ることが重要となるのだ。

そこで注目したいのが、スマホやタブレットによる発注システムの導入だ。これにより従来の発注業務よりも、より効率的に作業を進めて労働時間を削減できる。さらに店舗にいなくても発注ができ、FAXのような大型機器を置くスペースを減らせるなど様々なメリットがある。

アプリをインストールすることで簡単に導入できるため、「作業が忙しくて発注業務を行う時間が取れない」「毎日のように残業が発生している」という方にぜひおすすめしたい。


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