企業のIT活用術

花王がFAX注文の手間を削減。送信エラーがなくなり得意先の負担も減った受発注のIT化~花王プロフェッショナル・サービス

2019年10月29日

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取引先には、全商品を記載した専用の発注書をお渡ししていたのですが、FAX内容が読み取れなかったり、白紙に商品名だけ書かれて届いたりする場合があります。このような場合は複数の人が関わり、最終的にお客様の窓口である営業が対応します。

また、商品リニューアルでコードが変わっていても、以前の発注書をそのままお使いになって、入力時にコードエラーが起きてしまうといったこともありました。(依田氏)

弊社は同じブランドでも常に改良を重ねていて、大規模なリニューアルの際は商品コードも変更します。取引先には”ソリューションで課題を解決”と、かっこいいことを言っているのに、「今度からこちらを使ってください」と商品コードを修正した発注書を持参し、古い発注書の刷新に時間をとられています。結局、たった一枚の発注書の不備に大きなコストが発生するのです。本来の営業活動ができない、そういった見えないコストが非常に問題だと感じていました。

そこで2017年に小規模の飲食店様が無料で発注できる『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』機能を導入しました。紙の発注書でのFAX受注からデータ受注へ切り替える取組をはじめたのです。(成願氏)

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【Q】『受発注ライト』を新たに導入されたのはなぜですか?

オンラインで受発注できる独自のページを作ろうとの声は以前からあったのですが、それは見方を変えると、弊社側の都合です。自社専用ページを作るということは、取引先にそれを強いることになるので、先方にとっても何かメリットが必要です。

ちょうど共通EDI連携プロジェクトの話をいただいた時に、『BtoBプラットフォーム』なら独自システムを構築する必要もなく、飲食業界での認知度も高いと聞きました。『受発注ライト』なら、取引先は無料で使え、導入コストの負担もかかりません。業界で汎用的に使われているシステムであれば、みんなで使えば使うほど利便性が増すのではないかと考えました。(成願氏)

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大きなポイントは、取引先が画面上で入力した注文がそのまま、弊社のシステムに自動で取り込まれるという点です。手入力が不要になったため、作業時間は大いに短縮され、入力ミスの心配もなくなりました。 

これまでは商品改廃のたびに営業担当者が発注書を作り直していたのですが、今は私どもの部署が商品マスタの登録を一括管理しています。商品コードは常に最新ですので、コードエラーもなく、効率化につながりました。スムーズで確実な取引は、取引先にとってもメリットといえるでしょう。(依田氏)

衛生管理だけでなく、データ受発注のコンサルティングにも意欲

【Q】今後の展望をおきかせください。

衛生管理に関するコンサルティング営業は長年続けていましたが、受発注業務といった現場の事務的なところには全然入りこめていなかったと改めて感じました。卸様であれば、どう注文を受けて、我々にどう発注しているのかといった知見がまったくなかったのです。取引先の課題解決というビジネスモデルにおいては、今後、衛生の課題だけでなくこういった業務面でもご提案の要素はあると強く感じています。 

近年はインバウンド需要も増加しています。美しい、きれいな日本を海外のお客様に体験していただくために、業務用品で家庭から外に出たすべてのシーンに快適で清潔な世界を作っていきます。(成願氏)


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花王プロフェッショナル・サービス株式会社

事業内容:花王の業務用製品の製造・販売並びに衛生管理に関するソリューションサービスの提供
住所:東京都墨田区文花2丁目1番3号
公式サイト:https://pro.kao.com/jp/

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